Hoofdsponsor

Aegon.nl
 
 Sponsor
ORANJEWOUD
 Partner
Lotto
Sitemap
Contact webmaster
   Registreren    Interactie    Vraag en antwoord    Inschrijven    Webwinkel  

Richtlijnen opstellen draaiboek evenementen

Een goed draaiboek is onmisbaar bij elk evenement, zowel bij de voorbereiding als tijdens het evenement. Bij de voorbereiding omdat het maken van een draaiboek het organiserend comité dwingt zich het evenement van minuut tot minuut voor de geest te halen. Tijdens het evenement, omdat het draaiboek het belangrijkste houvast is voor alle medewerkers en deelnemers.

Hoe zet je een draaiboek in elkaar?

1. Algemeen deel: vooral veel telefoonnummers

Het algemene deel van het draaiboek bevat informatie die alle medewerkers nodig hebben om hun werkzaamheden tijdens het evenement goed te kunnen uitvoeren. Dit deel moet in ieder geval het volgende bevatten:

  • Een overzicht van het organiserend comité, waarin aangegeven is welke personen welke taken en bevoegdheden hebben en uiteraard hoe en waar deze personen tijdens het evenement te bereiken zijn.
  • Een overzicht van de partijen die direct betrokken zijn bij het evenement met vermelding van adressen, namen van contactpersonen en telefoonnummers
  • Het kernprogramma met de begin- en eindtijden van de wedstrijden en de ceremonies en de locaties.
  • Een overzicht van andere relevante organisaties zoals bijvoorbeeld de KNHB, FIH of EHF, hotels waar sporters verblijven, vervoerders. Hierbij ook weer adressen, contactpersonen en telefoonnummers.


2. Body: wie, wat, waar en hoe laat
De body van het draaiboek is de uitgebreide beschrijving van het kernprogramma. Voor elk programmaonderdeel, zoals de openingsceremonie, de speelrondes, de finale en de prijsuitreiking is aangegeven:

  • WAT het inhoudt
  • HOE LAAT het begint en eindigt
  • WAAR het zich afspeelt
  • WIE voor het onderdeel verantwoordelijk is

Bij een relatief klein of eenvoudig evenement kan elk programmaonderdeel een apart hoofdstuk zijn. Bij grotere en complexere evenementen wordt de body van het draaiboek echter al snel onoverzichtelijk. Het is dan verstandig een hoofdindeling te maken naar speellocatie en speeldag. Als er bij het evenement bovendien een groot aantal verschillende groepen van medewerkers nodig is, kan het raadzaam zijn extra hoofdstukken in de body op te nemen. Hierin worden dan de belangrijkste taken en tijdstippen voor de verschillende medewerkergroepen (zoals de officials, hostesses, de ballenjongens, de medewerkers van de beveiliging en catering) op een rij gezet. Samenvattend moet de body van het draaiboek zo zijn ingedeeld, dat iedere medewerker snel kan vinden welke pagina´s voor hem of haar belangrijk zijn.

3. Bijlagen: huishoudelijke informatie
In de bijlagen van het draaiboek zijn stukken opgenomen die extra toegespitste informatie geven, zoals plattegronden, huisregels, routebeschrijvingen, gebruiksaanwijzingen en materiaallijsten.
Tijdig beginnen en tussentijds checken of alles klopt.

Draaiboeken worden vaak alleen gezien als hulpmiddel bij de uitvoering van een sportevenement. Het is echter ook van groot belang bij de voorbereiding van het evenement. Het draaiboek dwingt de organisatiecommissie grondig na te denken over de wijze waarop het evenement van minuut tot minuut moet verlopen. Door tijdig te beginnen met het opstellen van het draaiboek, krijgt de commissie een helder inzicht in hoe ver zij is met de organisatie. Het schept duidelijkheid in wat er nog moet gebeuren. Wie tijdig aan de slag gaat met een draaiboek, wint tijd om vergeten zaken nog op de rit te zetten. Het draaiboek is gereed als alles klopt en alle organisatorische aspecten goed op elkaar aansluiten.

De soort brandstof voor het noodaggregaat hoort niet in het draaiboek!
Tijdens het evenement zelf is het draaiboek het belangrijkste communicatiestuk voor alle medewerkers en deelnemers. Daarom moet het overzichtelijk, begrijpelijk, informatief en toch beknopt zijn. De verleiding is groot om zaken tot in de kleinste details te beschrijven. Het risico bestaat dan dat medewerkers niets meer kunnen vinden of dat zij bij voorbaat al moedeloos worden. De eis van inzichtelijk en begrijpelijk houdt in dat iemand die het draaiboek voor het eerst inziet, direct z´n weg erin kan vinden en begrijpt welke informatie erin staat. Een goede indeling en duidelijke lay-out zijn hiervoor onontbeerlijk. Informatief betekent beknopt geformuleerde praktische informatie die logisch geordend is. Het gaat niet om details die alleen interessant zijn voor een kleine groep specialisten binnen de organisatie. Zo zijn bijvoorbeeld maar weinig personen geďnteresseerd in welke brandstof de noodaggregaten draaiende houdt.

Elke toernooi-ochtend: uithuilen en opnieuw beginnen
Hoewel alle benodigde informatie in het draaiboek is opgenomen, kan het organiserend comité er niet vanuit gaan dat alleen met het verstrekken van het draaiboek alles geregeld is. De verschillende medewerkergroepen zullen altijd, voor de aanvang van iedere dag, behoefte hebben aan een evaluatie van de vorige dag en nieuwe instructies. Zo moeten wijzigingen in het programma doorgegeven worden, belangrijke programmaonderdelen nog een apart doorgenomen worden en knelpunten worden esproken. Zo'n instructie aan het begin van de dag geeft bovendien het organiserend comité de kans om de medewerkers (die vaak op vrijwillige basis aan het evenement meewerken) een complimentje te maken voor hun werk van de vorige dag. Zo worden de medewerkers betrokken en enthousiast gehouden voor het vervolg van het evenement.

Tips
Hoe maak je een goed draaiboek?

  • Bedenk goed voor wie het draaiboek bestemd is
  • Houd het draaiboek zo kort en bondig mogelijk
  • Beperk je tot relevante informatie
  • Begin op tijd met het opstellen van het draaiboek
  • Gebruik het draaiboek al een soort checklist vooraf
  • Maak een duidelijke lay-out en werk bijvoorbeeld met kleuren om de verschillende delen en hoofdstukken van elkaar te onderscheiden.


Geen sportevenement zonder onvoorziene gebeurtenissen
Met welke risico’s moet het organisatiecomité rekening houden?
Een cruciale vraag die de organisatie van een sportevenement zich moet stellen, is: wat kan er allemaal mis gaan? Als je immers weet wat de risico’s zijn, kun je maatregelen nemen om vervelende gebeurtenissen te voorkomen én kun je voorbereidingen treffen voor het geval deze zich tijdens het toernooi toch voordoen. Op welke mogelijke calamiteiten moet een organisatiecomité zoal bedacht zijn?

Tips

  • Stel voor elk deelnemende team een vaste begeleider aan. Deze begeleider zorgt ervoor dat de spullen van een team nooit onbewaakt worden achtergelaten en dat de kleedkamers steeds op slot worden gedaan;
  • Maak mogelijk dat kostbaarheden in een kluis kunnen worden bewaard.

    Wangedrag
  • Neem in het toernooireglement expliciet op welke maatregelen de organisatie neemt in geval van wangedrag;
  • Zorg voor scheidsrechters van hoog niveau;
  • Geef vrijwilligers een duidelijke instructie om bij dreigende opstootjes duidelijk herkenbaar als officials de gemoederen te sussen;
  • Maak gebruik van een standaard schadeformulier waarop de schade veroorzaakt door spelers van deelnemende clubs onmiddellijk wordt geregistreerd én erkend.

    Eerste Hulp
  • Zorg voor een goede bezetting van een Eerste Hulp-post, het liefst met minimaal één arts die gespecialiseerd is in sportblessures.

    Weersomstandigheden
  • Zorg voor een noodscenario als wedstrijden door weersomstandigheden niet gespeeld kunnen worden.

    Algemeen
  • Stel een centrale coördinator aan die tijdens het toernooi het aanspreekpunt vormt bij onvoorziene gebeurtenissen en die zo mogelijk de problemen afhandelt;
  • Schakel de voorzitter van het organisatiecomité alleen in als zich een probleem voordoet waarvoor een meer beleidsmatige beslissing noodzakelijk is;
  • Maak onderscheid tussen technische en organisatorische problemen. Stel voor technische problemen (bijvoorbeeld de uitleg van een artikel in het toernooireglement) een aparte functionaris aan.

(door: Henk van den Heuvel ) Uit: SPORT Bestuur & Management nr. 2-2000, pagina 40 en 41, Accommodatie & Technische Zaken.

SPORT Bestuur & Management verschijnt zes maal per jaar en is bestemd voor bestuursleden en managers in en rond de sport. De inhoud is sterk op de praktijk gericht. Bel 030-6051090, fax 030-6052618 of e-mail info@sportbm.nl voor een kopie van het hele artikel en/of een speciaal abonnementenaanbod.