Hoofdsponsor

Aegon.nl
 
 Sponsor
ORANJEWOUD
 Partner
Lotto
Sitemap
Contact webmaster
   Registreren    Vraag en antwoord    Inschrijven    Webwinkel  

Sportclubs en internet

Nog slechts weinig organisaties die zichzelf serieus nemen, laten de mogelijkheden die Internet biedt links liggen. De elektronische snelweg heeft zich in korte tijd ontwikkeld tot een effectief communicatiemiddel, waarmee zonder moeite heel veel mensen in één keer bereikt kunnen worden. Ook voor sportverenigingen lijkt het World Wide Web interessante mogelijkheden te bieden.

Het wordt tijd dat sportverenigingen op z'n minst overwegen om gebruik te maken van het Internet. Zoals voor elke organisatie is ook voor sportverenigingen het contact met haar doelgroepen belangrijk. Natuurlijk doen veel verenigingen hier het nodige aan, bijvoorbeeld door regelmatig een clubblad uit te geven. Hiermee wordt het contact met de leden onderhouden en tegelijkertijd kunnen de banden met bijvoorbeeld sponsors, gemeenteraad, buurtverenigingen en andere geďnteresseerden worden aangehaald. Het klassieke clubblad heeft echter een belangrijk nadeel. De productie vraagt nogal wat persoonlijke inzet van de leden: naast het schrijven van interessante stukjes, moet het clubblad in elkaar worden gezet (kopiëren, vouwen, nieten, etc.) én gedistribueerd.

'Last minute' informatie via de elektronische post, actueler dan het clubblad
E-mail kan uitkomst bieden. In plaats van het per post rondsturen van het clubblad, wordt de tekst elektronisch (per e-mail) verzonden. Dit vraagt niet of nauwelijks extra werk. Immers, in veel gevallen worden de teksten voor een clubblad toch al door middel van een computer geschreven en opgemaakt. De redactie hoeft slechts een lijst te hebben met e-mailadressen, en met één enkel commando kunnen de teksten worden verspreid. Elke vereniging kan hier nu al mee beginnen. Je kan immers inventariseren welke leden toegang hebben tot het Internet en dus in het bezit zijn van een e-mailadres en deze het clubblad in het vervolg elektronisch sturen; de overige ontvangen het blad dan nog gewoon per post. Zo worden meteen al kosten bespaard, wat dacht u van de porti! Ook kunnen leden met e-mail voorzien worden van actuele, 'last-minute' informatie. Daarbij valt te denken aan veranderingen in de teamindeling, de toestand van de velden, ziekte van een trainer, het plotselinge overlijden van een lid, kortom al die informatie die het verdient meteen verspreid te worden. Overigens moet de vereniging er voorlopig wel voor zorgen dat alle noodzakelijke informatie nog steeds in het clubblad terecht komt, zodat de leden zonder e-mailadres geen belangrijke clubinformatie missen.

Een website gaat stappen verder...
Electronische post is slechts een eerste stap op de elektronische snelweg. Geavanceerder en vrijwel onuitputtelijk zijn de mogelijkheden van een website. Een belangrijk voordeel is dat het bereik ervan zo ongeveer oneindig is. (Ex-)leden die in het buitenland vertoeven, kunnen vanaf elke plek in de wereld op de hoogte blijven van het reilen en zeilen van hun club. Een website biedt bovendien potentiële leden en andere belangstellenden de mogelijkheid om in alle rust kennis te maken met uw vereniging. Een website kan de drager zijn van actuele informatie en het clubblad, en bovendien een altijd voor iedereen beschikbaar archief vormen. Daarbij gaat het niet eens zo zeer om oude clubbladen, als wel om artikelen en informatie met een (semi-)permanent karakter. Denk daarbij bijvoorbeeld aan verhalen over het voorkomen van blessures, informatie over de collectieve sportongevallenverzekering, de historie van de vereniging, de statuten en het huishoudelijk reglement en de ledenlijst, inclusief telefoonnummers, e-mailadressen en verjaardagen.

... ook voor de sponsor!
Een website biedt ook mogelijkheden om sponsors ter wille te zijn. Dat kan met simpele advertenties, zoals we die kennen uit papieren clubbladen, maar kan veel verder voeren, door gebruik te maken van zogenaamde hyperlinks. Hierdoor kunnen belangstellenden via uw website van een sponsor terecht komen. Ongetwijfeld zal een deel van uw sponsors graag gebruik maken van deze optie en er ook voor willen betalen!

Weten uw leden wel dat de club een eigen site heeft?
Hoewel een website dus volop mogelijkheden biedt, dient hier een kanttekening te worden gemaakt: een website is, in tegenstelling tot elektronische post, een passief medium. Belanghebbenden worden niet automatisch op de hoogte gesteld van nieuwe informatie op een website. Slechts door regelmatig een website te raadplegen kunnen leden en andere belangstellenden op de hoogte blijven van de inhoud ervan. Clubleden zullen daarom goed geďnformeerd moeten worden over het bestaan en het gebruik van een verenigingssite.

Wees bedacht op het beheer van een website
Daarnaast vraagt het onderhoud van een website de nodige discipline. Legio zijn de voorbeelden van zelfs gerenommeerde organisaties die ambitieus met een website begonnen, maar niet voldoende hadden nagedacht over het beheer ervan. Een website kan een machtig medium vormen als een strikte indeling wordt aangehouden. Dus actuele informatie bij voorkeur op de openingspagina en informatie met een permanent karakter verderop, maar wel zodanig dat deze snel te vinden is. Hiermee begeven we ons haast op het gladde terrein van de productie van een website. Daarover zijn inmiddels boeken vol geschreven. Bovendien bestaan er tal van grote en kleine bedrijven die leven van het opzetten van websites en u uitgebreid kunnen informeren. Twee opmerkingen hierover zijn echter wel op hun plaats: ten eerste lopen de prijzen voor het bouwen van websites hemelsbreed uiteen. Een vereniging die de stap overweegt, doet er goed aan ten minste een aantal aanbieders te raadplegen en goed te informeren wat zij voor haar geld krijgt. Denk daarbij vooral aan opties om een website zelf te actualiseren, anders dreigt u zich uit te leveren aan de nukken van een aanbieder! Ten tweede: loop niet in de val van de technische mogelijkheden. Er kan inmiddels heel veel, tot aan bewegende cartoons en geluidsfragmenten aan toe. Bedenk echter dat 'fancy' web-pagina's ook tot langere wachttijden kunnen leiden. Daarmee zijn uw leden niet gebaat. Houd het daarom, zeker in eerste instantie, eenvoudig. Het gaat tenslotte vooral om basale communicatie.

Internet hoort op de agenda van elke sportvereniging
De ontwikkeling van Internet is niet meer te stuiten. Het kan dus geen kwaad als sportverenigingen het onderwerp zo langzamerhand op de agenda van hun bestuursvergadering plaatsen. Het zal niet lang meer duren of Internet is een standaard-faciliteit van alle (GSM-) telefoons en televisietoestellen. Daarmee verdwijnt geleidelijk de drempel voor brede lagen van de bevolking. Vroeg of laat zullen al uw leden via e-mail bereikbaar zijn en wordt het checken van de e-mailbox ook voor hen dagelijkse routine. Een vereniging die de communicatie met leden en andere geďnteresseerden serieus neemt, bespreekt het onderwerp nu. En mocht het nog te vroeg blijken om werkelijk  'on-line' te gaan, zorg er dan voor dat het onderwerp over een paar maanden opnieuw besproken wordt. De ontwikkelingen gaan zo snel dat de omstandigheden dan radicaal gewijzigd kunnen zijn. Uiteindelijk zal ook geen enkele sportvereniging aan de elektronische snelweg kunnen ontkomen. Denk er over na en doe er uw voordeel mee!

TIPS
Hoe kan een sportvereniging gebruikmaken van het Internet?

  • Inventariseer hoeveel en welke leden over Internet en e-mail beschikken en verzamel de e-mailadressen;
  • Stuur de leden met e-mail het clubblad elektronisch. De overige kunnen het blad per post blijven ontvangen. Dit bespaart meteen al kosten;
  • Houd leden op de hoogte van actuele, 'last-minute' informatie via e-mail;
  • Als uw club besluit een website te nemen, neem dan de tijd en moeite om prijzen van bouwers van websites te vergelijken; deze lopen namelijk nogal uiteen;
  • Maak de website niet te 'fancy', met allerlei technische snufjes: dit kan leiden tot langere wachttijden terwijl leden slechts clubinformatie willen;
  • De clubleden moeten heel goed geďnformeerd worden over het bestaan en het gebruik van de site;
  • Onderschat tot slot het beheer van een website niet.

Door: Roel Mazure (Roel Mazure is freelance journalist en tekstschrijver)
Uit: SPORT Bestuur & Management februari/maart 2000,  e-mail:
info@sportbm.nl

SPORT Bestuur & Management is een vakblad voor Sportbestuurders, Sportkader en Sportoverheden en verschijnt zes maal per jaar.