Hoofdsponsor

Aegon.nl
 
 Sponsor
ORANJEWOUD
 Partner
Lotto
Sitemap
Contact webmaster
   Registreren    Vraag en antwoord    Inschrijven    Webwinkel  

Individuele ledenregistratie

Tijdens de algemene ledenvergadering van 7 maart jl. is besloten om over te gaan tot registratie van de individuele leden van de bij de KNRB aangesloten verenigingen. De registratie moet in 2010 zijn ingevoerd.

Ledenregistratie: hoe, wat, waarom?
Stand van zaken [update januari 2010]
Veelgestelde vragen

Contact

Ledenregistratie: hoe, wat, waarom?

Waarom gaat de KNRB individuele leden registeren?
De indviduele ledenregistratie is nodig voor het verkrijgen van sportfinanciering vanuit NOC*NSF. Door middel van centrale ledenregistraties te komen tot een eerlijkere verdeling van de subsidiegelden over de bij het NOC*NSF aangesloten sportbonden.

Bescherming Persoonsgegevens
Alle roeiverenigingen in Nederland gaan de NAW gegevens aanleveren bij de KNRB. Deze gegevens worden onder geen beding aan anderen afgestaan voor commerciële of andere doeleinden, doch wel aan het NOC*NSF. Het NOC*NSF heeft zich verplicht om op dezelfde prudente wijze om te gaan met deze gegevens.

Waarom gaat de KNRB individuele leden registeren?
De individuele ledenregistratie is nodig voor het verkrijgen van sportfinanciering vanuit NOC*NSF. Door middel van centrale ledenregistraties te komen tot een eerlijkere verdeling van de subsidiegelden over de bij het NOC*NSF aangesloten sportbonden.Alle roeiverenigingen in Nederland gaan de NAW gegevens aanleveren bij de KNRB. Deze gegevens worden onder geen beding aan anderen afgestaan voor commerciële of andere doeleinden, doch wel aan het NOC*NSF. Het NOC*NSF heeft zich verplicht om op dezelfde prudente wijze om te gaan met deze gegevens.

Op de centrale registratie is de Wet Bescherming Persoonsgegevens  van toepassing en de bepalingen die voortvloeien uit deze wet zullen strikt worden nageleefd.

Hoe worden de individuele leden geregistreed?
Op dit moment wordt er binnen de KNRB gewerkt aan de ontwikkeling van een webapplicatie waar verenigingen de ledenbestanden op een veilige manier naartoe kunt sturen.

Meerdere softwareleveranciers is gevraagd hier een offerte voor uit te brengen. Medio september wordt een keuze gemaakt voor een technisch partner en wordt gestart met de bouw van de webapplicatie.  

Om de overgang naar de individuele ledenregistratie zo goed mogelijk te laten verlopen, is alle verenigingen gevraagd om een eerste testbestand aan te leveren volgens vastgestelde specificaties.

Aan de hand van deze bestanden inventariseert de KNRB in hoeverre verenigen in staat zijn om de gegevens aan te leveren in juiste, vaste samenstelling. De inventarisatie levert tevens inzicht op in de eisen die gesteld moeten worden aan de te ontwikkelen webapllicatie.

Stand van zaken

April 2009
Op 28 april 2009 is aan alle verenigingen gevraagd om een eerste versie van hun individuele ledenbestand te mailen naar webmaster@knrb.nl.

Juli 2009
Medio juli heeft de circa de helft van de verenigingen een bestand aangeleverd. Een aantal verenigingen gaf aan pas bestanden aan te leveren nadat de individuele ledenregistratie in de ALV van hun vereniging is besproken. Deze verenigingen is gevraagd om in ieder geval een testbestand met gefingeerde namen maar met de juiste samenstelling aan te leveren.

Medio juli is een herhaalde oproep verstuurd naar verenigingen die nog geen testbestand hebben aangeleverd.

Op het moment dat (nagenoeg) alle verenigingen een eerste testbestand hebben aangeleverd, ontvangen alle verenigingen een reactie op het door hen aangeleverde bestand. De KNRB hoopt medio september via e-mail alle verenigingen een bericht te kunnen sturen. 

November 2009
Begin november hebben wij van nagenoeg alle aangesloten roeiverenigingen een testbestand voor de individuele ledenregistratie ontvangen. Al deze bestanden zijn geanalyseerd op bruikbaarheid. Op basis van deze analyses is een definitieve lijst samengesteld van vereisten waaraan het bestand voor de ledenregistratie moet voldoen.

Inmiddels is er een keuze gemaakt voor een softwareleverancier en is gestart met de bouw van de webapplicatie. Eind november wordt gestart met het testen van de applicatie. Naar verwachting kunt u als vereniging eind dit jaar, begin volgend jaar gebruik gaan maken van deze applicatie voor het uploaden van uw ledenbestanden. 

Alle aangeleverde bestand zijn bekeken en vergeleken met de definitieve specificaties. Er is per vereniging bekeken in hoeverre de indeling van het aangeleverde bestand afwijkt van de definitieve specificaties en of er nog wijzigingen/aanpassingen gemaakt moeten maken om straks succesvol gebruik te kunnen maken van de webapplicatie. Alle verenigingen ontvangen half november hierover via de e-mail een bericht.

Januari 2010
In de week van 21 januari 2010 hebben alle verenigingen via de post de inloggegevens voor de webapplicatie Individuele ledenregistratie (leden.knrb.nl) ontvangen. Via de mail is ook een handleiding en een instructie voor het eerste gebruik van de applicatie verstuurd.

Verenigingen dienen vanaf nu minimaal twee keer per jaar de ledengegevens van uw roeivereniging te uploaden naar deze webapplicatie.

Komende periode wordt ook het KNRB inschrijvingsprogramma gekoppeld aan de ledenregistratie. Om na 20 februari 2010 roeiers te kunnen inschrijven voor wedstrijden is het van belang dat verenigingen ledengegeven zo spoedig mogelijk uploaden. 

 

Veelgestelde vragen

Hoe wordt de contributie berekend?
Aan de hand van de ledenlijst wordt uitgerekend hoeveel contributie uw vereniging moet betalen aan de KNRB.  Bij het uitrekenen van de contributieafdracht wordt gekeken naar het aantal leden dat lid is in het boekjaar van uw vereniging.

Alle verenigingen moeten minimaal twee maal per jaar een ledenbestand uploaden:
- binnen twee weken na aanvang van het boekjaar,
- binnen één maand voor het einde van het boekjaar.

Vaker mag ook.

Jaarlijks ontvangt uw vereniging een voorschotnota voor de contributieafdracht voor het huidige jaar. Afhankelijk van het ledental aan het einde van uw boekjaar ontvangt u nog een definitieve nota. Dit onder voorbehoud van een correcte upload door verenigingen.

Let op!
Om tot een goede berekening van de contributie-afdracht voor uw vereniging te kunnen maken, is het belangrijk dat boekjaar van uw vereniging goed in de webapplicatie staat genoteerd.  Hoe u het boekjaar van uw vereniging instelt, leest u bij ‘Verenigingsgegevens’.

Wanneer moet ik mijn ledengegevens uploaden?
U moet minimaal tweemaal per jaar uw ledengegevens uploaden. Vaker mag ook. Het moment waarop u dit minimaal moet doen, wordt bepaald door uw boekjaar. Iedere verenging moet tenminste twee weken na aanvang van het boekjaar en tenminste twee weken voor het einde van het boekjaar een bestand uploaden. Vaker mag ook.

Loopt het boekjaar van uw vereniging bijvoorbeeld van 1 januari tot 31 december? U levert op 15 januari en 15 december in dat jaar via de webapplicatie een bestand aan met de stand van het aantal leden op de desbetreffende datum.

Waarom moet je ook een e-mailadres van leden opgeven?
Het opgeven van het emailadres is optioneel. Dit is uitdrukkelijk ook zo besproken tijdens de ALV van de KNRB in maart 2009.

Waarom moet je ook een geboortedatum vermelden?
De geboortedatum is één van de gegevens die het NOC/NSF aan ons vraagt. Om dubbele registratie te voorkomen moet gewaarborgd worden dat iedere persoon slechts eenmaal voorkomt in het registratiesysteem, ook als deze persoon bijvoorbeeld lid is van twee verenigingen. Om dit te kunnen realiseren wordt een controle uitgevoerd op de combinatie voorletters, achternaam en geboortedatum. Ook zal de geboortedatum op termijn vereist zijn voor het gebruik van het inschrijfprogramma voor wedstrijden. 

Contact

Vragen of opmerkingen over de individuele ledenregistratie kunt u mailen naar ledenadministratie@knrb.nl