Bereid de open dag voor
Kies een datum en spreek af hoeveel jongeren er per ronde kunnen meedoen. Kijk daarbij naar de beschikbare boten, het materiaal en het aantal begeleiders. Verdeel de taken voor de ontvangst, de roeiactiviteiten en het beantwoorden van vragen van ouders. Spreek ook af wie beslist of de activiteit op het water kan doorgaan en zorg voor een alternatief op de wal.
Vraag je juniorleden wat zij zelf graag hadden willen weten toen ze begonnen. Laat ze bijvoorbeeld de rondleiding geven, voordoen hoe een roeimachine werkt of vertellen hoe een gewone training eruitziet. Heeft je vereniging een jeugdbestuur? Vraag ze om een onderdeel van de dag te organiseren.
Plan ook alvast een introductietraining of meetrainmoment. Leg de datum, tijd en aanmeldroute vast, zodat je deelnemers op de open dag een concrete uitnodiging kunt meegeven.
Kondig de open dag aan
Gebruik onderstaande planning als voorbeeld en pas de momenten aan je vereniging aan. Zet in elke uitnodiging voor welke leeftijden de dag bedoeld is, wat jongeren kunnen proberen, waar en wanneer ze welkom zijn en of ze zich moeten aanmelden. Houd het aanmeldformulier kort en vermeld bij wie ouders terechtkunnen met vragen.
| Wanneer | Wat doe je? |
|---|---|
| Ongeveer negen weken vooraf | Zet de open dag op jullie website en deel de uitnodiging via jullie leden en sociale media. Vraag juniorleden om vrienden of klasgenoten uit te nodigen. Deel eventueel flyers via scholen en sportclubs in de buurt. |
| Ongeveer zes en drie weken vooraf | Breng de open dag opnieuw onder de aandacht. Laat bijvoorbeeld een juniorlid vertellen wat jongeren die dag kunnen doen of stuur een kort bericht naar de lokale krant. |
| Eén à twee weken vooraf | Deel een laatste uitnodiging. Stuur aangemelde deelnemers praktische informatie over de locatie, de aanvangstijd, kleding en eventuele zwemvaardigheidseisen van je vereniging. |
Voorbeeldprogramma
In deze voorbeeldronde van een uur maken jongeren kennis met de vereniging, proberen ze de roeibeweging op een roeimachine en gaan ze als het kan onder begeleiding het water op. Pas het programma aan het aantal deelnemers, begeleiders en beschikbare boten aan.
| Tijd | Activiteit | Wie begeleidt? |
|---|---|---|
| 0–10 minuten | Heet de jongeren en hun ouders welkom en vertel kort hoe het programma eruitziet. | Juniorleden en vrijwilligers |
| 10–25 minuten | Laat een roeiboot en de riemen zien. Geef de deelnemers de kans om de roeibeweging op een roeimachine te proberen. | Instructeurs en juniorleden |
| 25–50 minuten | Laat de deelnemers onder begeleiding kennismaken met roeien op het water als de omstandigheden dat toelaten. Aan de kant kun je bijvoorbeeld een korte roeichallenge op roeimachines doen. | Instructeurs en juniorleden |
| 50–60 minuten | Sluit samen af, beantwoord vragen en vertel wanneer de deelnemers kunnen terugkomen voor een introductietraining. | Een vrijwilliger of lid van de juniorencommissie |
Nodig deelnemers uit om terug te komen
Vertel aan het einde van de open dag waar en wanneer de introductietraining is. Vraag ouders die de uitnodiging per mail willen ontvangen om hun e-mailadres en vertel waarvoor je het gebruikt. Stuur de uitnodiging kort na de open dag, met één duidelijke manier om aan te melden. Spreek met een coach af wie de nieuwe junioren bij die training opvangt. Download hieronder de voorbeeldmail die je kunt gebruiken na de open dag.