In deze rubriek deelt het KNRB-bestuur waar zij zich de afgelopen tijd mee bezig hebben gehouden. Deze week geeft KNRB penningmeester Belle Spaan een kijkje achter de schermen en vertelt zij over de recente ontwikkelingen en activiteiten binnen de KNRB.
We staan aan het begin van de zomer en dat is als penningmeester altijd een moment van relatieve verbazing en bezinning. Verbazing, omdat we alweer een aantal maanden onderweg zijn in het nieuwe jaar; bezinning, omdat er weer wat meer ruimte ontstaat voor reflectie. Het jaar begint voor financiële mensen steevast met een piek in het werk, omdat we dan het voorgaande jaar financieel afsluiten. Daarbij tellen we niet alleen alle inkomsten en uitgaven op, maar maken we ook beleidsmatig de balans op over het afgelopen jaar.
Voor de KNRB kent die periode een duidelijke deadline: de voorjaars-AV in de eerste helft van april. Wat weinig mensen zich realiseren, is dat een AV in april betekent dat we uiterlijk eind januari al een eerste volledige rapportage gereed moeten hebben voor bespreking in het bestuur. Februari en begin maart staan vervolgens in het teken van de accountantscontrole. In dezelfde periode nemen we als bestuur een besluit over het resultaat en bespreken we de jaarrekening met de financieel adviescommissie. Daarna volgt alweer de publicatie van de stukken en het ophalen van vragen vanuit de leden. Het is ieder jaar een drukke periode, maar wel een die steeds soepeler verloopt, mede dankzij de inzet van een ervaren financieel manager en het vele werk dat de afgelopen jaren is verzet om processen te verbeteren.
Als de AV achter de rug is, volgt er altijd even een moment van rust — en voor het financiële team hopelijk ook van vakantie. Tegelijkertijd zijn we dan alweer volop onderweg in het lopende jaar. Juist dat maakt dit een goed moment voor een bestuursblik vanuit de penningmeester.
Als penningmeester ben ik verantwoordelijk voor het financiële beheer en de financiële integriteit van de KNRB. Operationeel betekent dat dat ik meekijk naar met onze financiële processen en de boekhouding. Ook speel ik een rol bij de goedkeuring van grotere uitgaven en bij de voortgangsrapportages gedurende het jaar. Op de middellange en lange termijn draait mijn rol vooral om het managen van financiële kansen en risico’s die voortkomen uit de plannen van de organisatie, de commissies en het bestuur. Daarmee ondersteun ik het bestuur in het invullen van zijn bestuurlijke verantwoordelijkheid. Voor mij betekent de rol van penningmeester niet dat ik over iedere uitgave een mening moet hebben; daarvoor hebben we veel professionele mensen die binnen de KNRB werken of actief zijn in commissies. Zij kunnen meestal veel beter beoordelen wat de juiste keuze is. Mijn rol is wel om helder aan te geven wanneer iets financieel niet haalbaar is. De afweging waar dan wel prioriteit aan wordt gegeven, maken we vervolgens als team.
Binnen het bureau word ik ondersteund door onze financieel manager, Maaike Zietse, en onze financieel medewerker, Mariska Mann. Dit team van 1,35 fte beheert een begroting van ongeveer zes miljoen euro.
De KNRB kent verschillende inkomstenbronnen. De belangrijkste daarvan is de contributie van onze roeiende leden. Daarnaast ontvangen we subsidies van NOC*NSF: specifiek voor het topsportprogramma én als aparte bijdrage voor de algemene organisatie. Deze inkomsten worden aangevuld met sponsorbijdragen, zowel in de vorm van directe financiële middelen als in natura, bijvoorbeeld materiaal, kleding of voedingssupplementen. Tot slot zijn er nog kleinere inkomstenstromen, zoals eigen bijdragen en opleidingen. Van al deze inkomsten is de voor topsport toegekende bijdrage van NOC*NSF de grootste. De details en bedragen voor 2026 zijn terug te vinden in de begroting op de website van de KNRB.
De contributie-inkomsten verdelen we over alle doelgroepen. Die verhouding houden we ieder jaar gelijk, zodat de inkomsten voor met name breedtesport, talentontwikkeling en de algemene organisatie voorspelbaar blijven. Een vraag die ik vaak krijg, is waarom een deel van de contributie ook naar topsport gaat, terwijl we daarvoor ook geld van NOC*NSF ontvangen. Het korte antwoord is dat dit onderdeel is van de subsidievoorwaarden.
De afgelopen jaren hebben we hard gewerkt aan het versterken van onze financiële processen en organisatie. Toen ik begon, zaten we midden in de invoering van het nieuwe contributiemodel. Daarna hebben we ons gericht op de interne processen, met als doel consistenter te werken, de voortgang gedurende het jaar voor iedereen inzichtelijker te maken en de werkdruk voor het financiële team te verlagen. Daarbij hebben we onder meer gekeken naar bevoegdheden, de meest veilige en efficiënte manier van betalen, de integratie van de toercommissie in de administratie en diverse andere onderdelen van onze financiële organisatie.
Dat heeft uiteindelijk geleid tot een herzien financieel statuut: het beleidsdocument waarin we als bestuur ons financiële beleid vastleggen.
Tegelijkertijd zijn we nog niet klaar; op dit moment zitten we midden in de overstap naar een nieuwe bank.
De afgelopen jaren zijn we ook begonnen met het organiseren van een penningmeesteroverleg, voorafgaand aan elke AV. Daar liggen twee gedachten aan ten grondslag. Ten eerste willen we meer ruimte bieden voor vragen over ons financiële beleid. Daarom nodigen we voorafgaand aan iedere AV de penningmeesters van onze ledenverenigingen uit, zodra de AV-stukken beschikbaar zijn. Voor elke AV vraag ik me opnieuw af hoe ik onze cijfers zo kan presenteren dat ze begrijpelijk zijn, zonder dat het te lang duurt. Dat blijft een uitdaging, maar het overleg met penningmeesters helpt daar enorm bij.
Daarnaast hopen we door penningmeesters samen te brengen het netwerk tussen verenigingen rondom financiële vraagstukken te versterken. Ik realiseer me goed dat de KNRB als organisatie wezenlijk anders is dan een roeivereniging in het land. Zo hebben wij bijvoorbeeld nauwelijks boten in eigendom, omdat we die voor de topsport leasen, terwijl dat bij verenigingen meestal anders ligt. Juist daarom is het waardevol dat penningmeesters ook onderling vragen kunnen stellen en ervaringen kunnen uitwisselen. Tijdens onze laatste bijeenkomst ontstond hierover een levendig gesprek. Ik hoop van harte dat dit zich in de komende overleggen verder ontwikkelt.
Dit is inmiddels mijn derde voorjaar als penningmeester. Enige tijd geleden heb ik besloten mij niet beschikbaar te stellen voor een tweede termijn van drie jaar. Hoe leuk ik de rol en het bestuur ook vind, en hoe trots ik ook ben op wat we met elkaar hebben bereikt, het is tijd om naast mijn werk weer meer aandacht aan mijn gezin te geven. En hopelijk ook weer wat vaker zelf in een boot te zitten. De KNRB is daarom op dit moment op zoek naar een opvolger. Ik kan alleen maar bevestigen hoe leuk, interessant en eervol het is om binnen een sportbond bestuurlijk actief te zijn. De combinatie van topsport — waarin we met roeien toonaangevend zijn —, de diversiteit aan verenigingen en doelgroepen, de verschillende vormen van roeien en de maatschappelijke ontwikkelingen maakt deze rol buitengewoon leerzaam. Ik heb er enorm veel van geleerd en hoop dat ik er met mijn eigen expertise ook een waardevolle bijdrage aan heb kunnen leveren.
Naast alle nieuwe ervaringen heeft deze rol mij ook de kans gegeven om terug te keren naar plekken waar het ooit begon. Een mooi voorbeeld daarvan was het moment waarop ik enkele weken geleden samen met Hielko de erepenning in brons mocht uitreiken aan Jaap van de Veer, oud-bootsman van G.S.R. Aegir. Aegir is de vereniging waar ik ooit ben begonnen met roeien, maar ook de plek waar ik voor het eerst kennismaakte met de rol van penningmeester.
Wil je reageren op deze blogpost? Mail dan naar [email protected].
