Overstappen naar KNRB Club: HRV De Compagnie deed het
Onder leiding van voorzitter Henk-Jan Regeling maakte HRV De Compagnie als eerste roeivereniging de overstap naar KNRB Club. Samen met ontwikkelaar Focus On Your Sport (FOYS) ontwikkelden ze één digitaal systeem voor alle administratie van de roeivereniging. Hoe hebben zij de overstap ervaren en hoe kijken ze erop terug? We vragen het Henk-Jan.
Eén platform voor alle administratie
Vorig jaar is HRV de Compagnie overgestapt naar KNRB club. Daarmee regelen ze nu alles vanuit één platform: facturatie, communicatie, botenbeheer, evenementen. De processen zijn eenvoudig, waardoor er meer op het roeien gefocust kan worden. Tijdsbesteding voor nevenactiviteiten wordt tot een minimum beperkt. Ook gaat er veel automatisch, zoals de aan- en afmeldingen. Die worden gelijk doorgevoerd bij de KNRB: “We hebben er zelf geen omkijken meer naar.”
“Aan- en afmeldingen worden gelijk doorgevoerd bij de KNRB”
Henk-Jan, HRV De Compagnie
Koppeling met KNRB ledenadministratie
Hoe heeft HRV de Compagnie de keuze gemaakt om over te stappen? Henk-Jan vertelt: “Onze financiële administratie en ledenadministratie stond in Excelbestanden en de wijze van communicatie liep op verschillende manieren via e-mail en de website. Al met al, dus geen AVG proof situatie. We hebben eerst een inventarisatie gedaan wat de wensen van de vereniging waren en vervolgens een aantal pakketten getoetst op die wensen. Uit onze overwegingen kwam KNRB Club uiteindelijk als het ideale pakket naar voren, met name door de koppeling met de KNRB ledenadministratie.”
Doordat de KNRB zelf nog niet live was met FOYS tegen de tijd dat HRV De Compagnie de overstap maakte, is de vereniging de pilot geweest in het gehele ontwikkeltraject van KNRB Club. “Op ons verzoek is er een koppeling met e-boekhouden gemaakt. Wij hebben vanuit de praktijk terugkoppeling kunnen geven over wat werkt en wat niet.”
“De facturatie van de contributie gaat met één druk op de knop”
Henk-Jan, HRV De Compagnie
Positieve veranderingen
Volgens Henk-Jan is er sinds de overstap veel veranderd, bijvoorbeeld in het aanmeldproces. Leden melden zich aan via de website en die gegevens komen direct in KNRB Club. De juiste bestuurs- en commissieleden worden automatisch geïnformeerd. De aanmeldkosten kunnen dan weer direct met iDeal worden betaald en die betaling wordt automatisch op de juiste plaats verwerkt in e-boekhouden. Dat geldt ook voor de afwikkeling van betaalde evenementen. Ook de facturatie van de contributie gaat met één druk op de knop.
Het afschrijfsysteem in KNRB Club voor de boten wordt omarmd door de leden van HRV De Compagnie. Leden vinden daarnaast het automatische roeistoplicht in de app heel fijn. Zo kunnen ze thuis al zien of er geroeid mag worden. Bovendien komen mensen door het afschrijven van boten wekelijks in de Roeien.nl app, waar ze ook gelijk het laatste verenigingsnieuws kunnen lezen: “Nieuwsberichten komen direct in de app en op de website, tenzij je dat niet wilt. Je hoeft dan alleen een vinkje aan te klikken. Daardoor is onze website en app eigenlijk altijd up to date.”
Overzichtelijk en innovatief
Henk-Jan beschouwt de app als gebruiksvriendelijk en toegankelijk, en KNRB Club wordt als overzichtelijk en innovatief wordt ervaren. Voor bestuurs- en commissieleden die hulp nodig hebben, heeft FOYS een uitgebreide kennisbank beschikbaar gesteld.
Veel is geautomatiseerd, waardoor bepaalde handelingen zo weinig meer worden uitgevoerd dat je soms vergeet wanneer ze weer gedaan moeten worden. Daarom moet je ook zelf goed processen blijven documenteren. Ikzelf heb nu mijn rol als voorzitter nu ingeruild voor penningmeester om bijvoorbeeld de processen tussen e-boekhouden en KNRB Club goed vast te leggen.
Wil jij als vereniging ook de overstap maken of wil je meer informatie over het KNRB Club premium pakket? Neem dan contact op met FOYS via [email protected] en ontvang meer informatie.
